Порядок взаимодействия дистанционного работника и работодателя по новому законодательству

Многие работодатели до сих пор уверены, что по умолчанию имеют право контролировать наемных работников на удаленной работе:

• но трудовое законодательство допускает осуществлять такой контроль лишь в рабочее время и на территории работодателя;

• дистанционные работники находятся принципиально в других условиях и в итоге работодатели теряют управление над ними и не могут даже вынести замечание за невыполнение ими их трудовых обязанностей.

Именно по этой причине и нужен четкий законодательно установленный порядок взаимодействия работодателя с дистанционными работниками.

Принятый 8 декабря 2020 года Федеральный закон № 407-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях" самое главное, что сделал:

• установил порядок взаимодействия работодателя с наемными работниками, оформленными на дистанционную (удаленную) работу.

Этому в новой версии главы 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников» Трудового кодекса:

• измененной Федеральным законом № 407-ФЗ о дистанционной (удаленной) работе,

• посвящена обновленная статья 312.3 «Особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя».

Оформить такой порядок – самая большая и важная часть задачи для работодателя при внедрении дистанционного режима работы наемных работников. И для этого работодателю необходимо разработать и принять отдельный локальный нормативный акт. Он-то и зафиксирует, что работодатель может требовать от дистанционных работников, и что они обязаны делать.

При этом срок принятия такого локального нормативного акта в новом законодательстве не установлен, поэтому в буквальном прочтении статьи 312.3 Трудового кодекса в новой редакции, можно сделать заключение:

• что с 1 января 2021 года взаимодействие между работодателем и дистанционными работниками должно быть организовано уже по новым правилам путем обмена электронными документами.

Особенности электронного документооборота при взаимодействии дистанционного работника и работодателя

Для начала разберемся с основными понятиями, используемыми в новом законодательстве в части регулирования труда дистанционных (удаленных) работников:

• электронные документы и

• электронная подпись.

Разделение документов на бумажные и электронные это не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.

Понятие электронного документа закреплено статьей 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 29.12.20209) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так:

• электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же:

• документ в электронном виде создается как бумажный и преобразуется в электронный документ, получается электронный образ документа;

• изначально электронный документ — изначально создаётся в форме электронного документа.

В электронном документообороте используются как образы документов, так и электронные документы, но:

• если для электронных образов документов в большинстве случаев можно использовать любой вид электронной подписи,

• то для электронных документов зачастую нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

Требования к документам в электронном виде делятся на три категории требований:

• общие требования - не отличаются от требований к документам в бумажном виде и в основном касаются формы и содержания;

• требования, предъявляемые к конкретному виду документов в электронном виде, в том числе электронным документам, и главное — требования к электронной подписи. Именно электронная подпись и соблюдение условий её применения делают электронный документ юридически значимым;

• особые требования к конкретным документам в электронном виде, предъявляемые исходя из их назначения, условий создания, обработки, передачи и хранения. Эти требования всегда индивидуальны по отношению к категориям или видам документов.

Особые требования к электронным документам отражены в специальных нормативных актах или инструкциях, в частности для электронного документооборота между работодателем и дистанционными работниками – в требованиях статьи 312.3 «Особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя» Трудового кодекса.

Электронная подпись при взаимодействии дистанционного работника и работодателя

Любое взаимодействие, которое осуществляется с помощью электронной подписи, в том числе между дистанционным работником и работодателем, регулируется Федеральным законом от 06.04.2011 (ред. от 01.01.2021) № 63 «Об электронной подписи».

Электронная подпись это:

• информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и

• которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

п. 1 cтатьи 2 Фeдepaльнoгo зaкoнa № 63-ФЗ «Oб элeктpoннoй пoдпиcи»

Фeдepaльным зaкoном № 63-ФЗ «Oб элeктpoннoй пoдпиcи» предусмотрены два вида электронных подписей:

• простая электронная подпись и

• усиленная электронная подпись.

В свою очередь, усиленная электронная подпись подразделяется:

• на усиленную неквалифицированную электронную подпись и

• на усиленную квалифицированную электронную подпись.

Статья 5 «Виды электронных подписей» Фeдepaльнoгo зaкoнa № 63-ФЗ «Oб элeктpoннoй пoдпиcи»

Простая электронная подпись это:

• электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Простая электронная подпись на практике, по сути, комбинация логина и пароля, кода подтверждения по email, SMS, USSD и тому подобного.

Например, комбинация из логина и пароля при отправке электронного сообщения является простой электронной подписью, подтверждающей, что электронное сообщение отправлено конкретным лицом.

Простая электронная подпись нe дaeт гapaнтии oтcлeдить фaкт измeнeния электронного дoкyмeнтa.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись:

Усиленная неквалифицированная электронная подпись:

• это усиленная электронная подпись, получаемая в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

• идентифицирует отправителя и подтверждает, что с момента подписания документ не менялся.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись применяется для документов, которые не требуют заверения печатью. Как правило, такую подпись используют во внутренних системах электронного документооборота компаний.

Этот вид электронной подписи выпускается с использованием специального программного комплекса.

Усиленная квалифицированная электронная подпись:

• соответствует всем признакам усиленной неквалифицированной электронной подписи

• и дополнительно содержит ключ проверки электронной подписи в квалифицированном сертификате.

Для создания и проверки усиленной квалифицированной электронной подписи:

• используются средства криптографической защиты, которые сертифицированы ФСБ РФ;

• электронная подпись подтверждается сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра.

За счет регламентированных правил выпуска и описания структуры усиленной квалифицированной электронной подписи в Федеральном законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» ее можно использовать в информационных системах без необходимости описания применения в регламенте или соглашении сторон.

Особенности различных видов электронной подписи:

Отметка об электронной подписи в электронном документе:

• место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

• включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи;

• может также включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (ред. от 14.05.2018)

Порядок заключения в электронном виде трудового и других видов договоров, предусматривающих дистанционную работу наемного работника

Трудовой договор и дополнительные соглашения к трудовому договору, предусматривающие дистанционную работу наемного работника:

• могут (но не обязательно) заключаться путем обмена между работником, поступающим на дистанционную работу, и работодателем электронными документами

• в порядке, предусмотренном частью первой статьи 312.3 «Особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя» Трудового кодекса.

Статья 312.2 «Особенности заключения трудового договора и дополнительного соглашения к трудовому договору, предусматривающих выполнение работником трудовой функции дистанционно» Трудового кодекса РФ

При  заключении трудового договора и дополнительного соглашения к трудовому договору в электронном виде необходимо использовать электронные подписи:

• работодателю — усиленную квалифицированную электронную подпись;

• дистанционному работнику — усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную электронную подпись.

То же правило использования электронные подписи действует при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или их расторжении.

п.1 статьи 312.3 «Особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя» Трудового кодекса РФ

В иных случаях взаимодействие дистанционного работника и работодателя может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи.

Также новое законодательство позволяет осуществлять взаимодействие дистанционного работника и работодателя вообще в иной форме, предусмотренной:

• коллективным договором;

• локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;

• трудовым договором и дополнительным соглашением к нему,

и позволяющей обеспечить фиксацию факта получения дистанционным работником и/или работодателем указанных документов в электронном виде.

п.2 статьи 312.3 «Особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя» Трудового кодекса РФ

При обмене электронными документами работодатель и дистанционный работник обязаны направлять в форме электронного документа подтверждение получения соответствующего электронного документа от другой стороны трудового договора.

Срок направления подтверждения электронного документа должен быть установлен:

• коллективным договором;

• локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;

• трудовым договором и дополнительным соглашением к трудовому договору.

п.3 статьи 312.3 «Особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя» Трудового кодекса РФ

При этом дистанционный работник  должен быть ознакомлен:

• с непосредственно связанными с его трудовой деятельностью локальными актами, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено их оформление на бумажном носителе и/или ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись, одним из 3-х способов:

  • в письменной форме, в т. ч. под роспись;

  • путем обмена электронными документами;

  • в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором и дополнительным соглашением к нему.

Если в соответствии с Трудовым кодексом дистанционный работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, он делает это:

• в форме электронного документа;

• в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюзной организации, трудовым договором и дополнительным соглашением к нему.

В случае подачи дистанционным работником заявления о выдаче ему работодателем заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с его дистанционной работой:

• в соответствии со статьей 62 «Выдача документов, связанных с работой, и их копий» Трудового кодекса, работодатель обязан не позднее 3-х рабочих дней направить их одним из 2-х способов:

  • на бумажном носителе или по почте заказным письмом с уведомлением;

  • в форме электронного документа, если это указано в заявлении работника,  в установленном работодателем порядке взаимодействия работодателя с наемным работником.

Для оплаты больничных листов, в т. ч. декретного отпуска дистанционный работник действует одним из 2-х способов:

• направляет работодателю оригиналы документов – по почте заказным письмом с уведомлением либо

• предоставляет работодателю сведения о серии и номере электронного листка нетрудоспособности, если медицинская организация и работодатель – участники системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа.

Постановление Правительства РФ от 16 декабря 2017 г. № 1567 (ред. от 1 декабря 2018 г.) "Об утверждении Правил информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций и федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа"

Порядок взаимодействия работодателя и дистанционного работника, в том числе:

• в связи с выполнением работником трудовой функции в дистанционном режиме,

• передачей результатов работы и отчетов о дистанционно выполненной работе по запросам работодателя,

устанавливает коллективный договор о дистанционной (удаленной) работе, локальный нормативный акт, принятый с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовой договор и дополнительное соглашение к нему.

Если у вас имеются какие-либо вопросы по нарушению Ваших прав, либо вы попали в затруднительную жизненную ситуацию, то дежурный юрист онлайн готов бесплатно проконсультировать вас по данному вопросу.

ПРАВО НА ДИСТАНЦИОННУЮ РАБОТУ