Изменение в порядке оформления наемных работников на дистанционную (удаленную) работу

8 декабря 2020 года был принят Федеральный закон № 407-ФЗ о регулировании дистанционной (удаленной) работы, вступивший в действие с 1 января 2021 года, который внес изменения в главу 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников» Трудового кодекса РФ, в том числе, в части порядка оформления наемных работников на дистанционную работу и увольнения дистанционных работников.

В соответствии с новым законодательством о дистанционной (удаленной) работе с 1 января 2021 года работодатель может оформить наемного работника на дистанционную (удаленную) работу тремя способами:

• оформить с наемным работником трудовой договор на постоянной основе или временно на срок до 6 месяцев;

• оформить дополнительное соглашение к трудовому договору на постоянной основе или временно на срок до 6 месяцев. При этом можно чередовать периоды работы дистанционно и на стационарном рабочем месте;

• временно по инициативе работодателя на основании приказа или локального нормативного акта. Это условие возможно на период действия исключительных обстоятельств, например, если орган государственной власти или орган местного самоуправления приняли соответствующее решение в условиях пандемии коронавируса (статья 312.9 «Порядок временного перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях» Трудового кодекса).

Статья 312.1 «Общие положения» Трудового кодекса РФ

Использование электронного документооборота при оформлении наемного работника на дистанционную (удаленную) работу

Для оформления наемного работника на дистанционную (удаленную) работу трудовой договор и дополнительные соглашения к трудовому договору с дистанционным работником работодатель может заключить в письменном виде или в электронном виде.

Статья 312.3 «Особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя» Трудового кодекса РФ

Для заключения трудового договора (дополнительного соглашения к трудовому договору) в электронном виде работодатель и наемный работник должны иметь возможность использовать электронные подписи:

• работодатель — усиленную квалифицированную электронную подпись, а

• наемный работник — усиленную квалифицированную или усиленную неквалифицированную электронную подпись.

Такое же требование действует при заключении договоров с наемным работником о его материальной ответственности или при заключении ученических договоров на получение образования наемным работником без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или при их расторжении.

При оформлении трудового договора с наемным работником на дистанционную (удаленную) работу:

• путем обмена электронными документами

• работодатель по письменному запросу наемного работника обязан в 3-дневный срок направить ему экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к нему, оформленный на бумажном носителе.

Каждая из сторон трудового договора на дистанционную (удаленную) работу обязана:

• направлять в форме электронного документа

• подтверждение получения электронного документа от другой стороны

• в срок, определенный коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Что должно быть учтено при оформлении наемного работника на дистанционную (удаленную) работу

При оформлении наемного работника на дистанционную (удаленную) работу работодатель должен придерживаться следующего алгоритма:

• подготовить локальный нормативный акт или изменения в правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) о порядке оформления дистанционной работы;

• в локальном нормативном акте предусмотреть:

  • какие документы какими видами электронных подписей должны подписываться работодателем и наемным работником;

  • порядок взаимодействия наемного работника и работодателя;

  • срок, в течение которого стороны трудовых отношений (работодатель и работник) должны направлять подтверждение получения другой стороной электронного документа;

  • порядок обеспечения дистанционных работников оборудованием или порядок и размеры выплаты компенсации за использование личного имущества дистанционным работником.

Какие локальные нормативные акты должны быть скорректированы при переводе наемных работников на дистанционную (удаленную) работу

В соответствии с новым законодательством о дистанционной (удаленной) работе работодателем должны быть внесены соответствующие правки в локальные нормативные акты:

• правила внутреннего трудового распорядка;

• положение о дистанционной (удаленной) работе и др.

При этом несколькими общими фразами в локальных нормативных актах в данном случае не обойтись. Придется корректировать практически все локальные нормативные акты. Какие локальные нормативные акты и зачем, смотрите в таблице ниже. Учитывая, что новый закон о дистанционной (удаленной) работе должен был вступить в силу с 1 января 2021 года, значит, чтобы работать без штрафов, утвердить локальные нормативные акты в новой редакции работодатель должен был до этой даты.

Какие локальные нормативные акты необходимо было скорректировать:

С 1 января 2021 года должны быть также четко прописаны сроки дистанционной (удаленной) работы в дополнительных соглашениях и приказах. Фраза типа «до особого распоряжения генерального директора», больше не подойдет.

Установление режима рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника

Режим рабочего времени дистанционного работника работодатель может устанавливать по своему усмотрению, если иное не предусмотрено:

• коллективным договором,

• локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации,

• трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору.

Работодатель может контролировать режим рабочего времени дистанционного работника, определив такой контроль локальным нормативным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору.

Если наемный работник переведен на дистанционную (удаленную) работу временно:

• работодатель может предусмотреть эпизодическую возможность вызова его на стационарное рабочее место, в том числе и по инициативе наемного работника;

• однако для этой ситуации есть исключения, которые поименованы в статье 312.9 «Порядок временного перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях» Трудового кодекса РФ.

Условия и порядок вызова дистанционного работника на стационарное рабочее место:

• могут быть установлены коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору.

Дополнительным соглашением к трудовому договору или трудовым договором может быть предусмотрена территорию, на которой наемный работник выполняет свою трудовую функцию:

• это позволит упростить оформление дистанционному работнику командировки или 

• принятие работодателем решения о вызове дистанционного работника на стационарное рабочее место.

Если работодатель направляет дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от той, что указана в трудовом договоре или дополнительном соглашении, он обязан оформить это как командировку.

ч. 3 статьи 312.6 «Особенности организации труда дистанционных работников» Трудового кодекса РФ

Порядок оформления трудовой книжки дистанционного работника

Серьезные изменения с 2021 года претерпел порядок оформления дистанционной работы в трудовой книжке. К концу 2020 года дистанционные работники должны были определиться с видом трудовой книжки:

• традиционная бумажная трудовая книжка или

• электронная трудовая книжка.

Если дистанционный работник выбирает электронную трудовую книжку:

• в его бумажной трудовой книжке делается запись о том, что он подал заявление на ведение сведений о своей трудовой деятельности в электронном формате;

• бумажная трудовая книжка выдается ему на руки.

Статья 66.1 «Сведения о трудовой деятельности» Трудового кодекса РФ

Если дистанционный работник выбирает бумажную трудовую книжку:

• никакой записи в его трудовую книжку не делается;

• работодатель ведет бумажную трудовую книжку наемного работника;

• параллельно формирует в электронном виде основную информацию о его трудовой деятельности и трудовом стаже и представляет ее в порядке, установленном законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.

Сведения о выборе работником вида трудовой книжки отражаются в его лицевом счете и выписке Пенсионного фонда РФ.

Если дистанционный работник не сделал выбора в пользу электронной трудовой книжки, его деятельность продолжает отражаться и в электронном, и в традиционном бумажном виде. При смене места работы новому работодателю он также предоставляет бумажную трудовую книжку.

Что касается дальнейшего выбора трудовой книжки:

• на наемного работника, устраивающегося на дистанционную (удаленную) работу впервые после 1 января 2021 года, сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде;

• при выборе бумажной трудовой книжки дистанционный работник не теряет права сделать выбор в пользу электронной трудовой книжки в любой момент;

• при выборе электронной трудовой книжки возврат к бумажной трудовой книжке будет уже невозможен.

Если дистанционный работник не имел возможности сделать выбор трудовой книжки по объективным причинам (затяжная болезнь, другое) — это право сохраняется за ним.

По новым правилам оформления на дистанционную (удаленную) работу работодатель не обязан оформлять дистанционному работнику регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета в системе обязательного пенсионного страхования, если он не зарегистрирован в Пенсионном фонде РФ. Дистанционные работники сами обращаются в Пенсионный фонд с паспортом.

Порядок принятия локального нормативного акта о временном переводе наемного работника на дистанционную (удаленную) работу

В исключительных ситуациях, таких как, к примеру, пандемия коронавируса, а также в случаях принятия органами власти соответствующих распоряжений, работодатель вправе (а в ряде случаев, обязан) перевести наемных работников на удаленный режим работы без их согласия.

Это новация, введенная в Трудовой кодекс РФ с 1 января 2021 года Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ о дистанционной (удаленной) работе. Работодатель должен разработать и утвердить положение о временной дистанционной работе 2021, содержащее порядок временного перевода работников на дистанционную работу.

Локальный нормативный акт о временном переводе наемных работников на дистанционную (удаленную) работу составляется с учетом мнения первичной профсоюзной организации и должен содержать:

• основания принятия работодателем решения о временном переводе наемных работников на дистанционный режим работы;

• список наемных работников, временно переводимых на дистанционную работу;

• сроки перевода на дистанционную работу;

• порядок обеспечения дистанционных работников оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;

• механизм компенсирования затрат дистанционного работника на осуществление дистанционной работы;

• режим рабочего времени дистанционных работников, порядок взаимодействия и предоставления отчетов работодателю.

При этом режим дистанционной (удаленной) работы дистанционных работников по локальному нормативному акту не должен противоречить или отличаться от действующих в организации правил внутреннего трудового распорядка или условий трудового договора — это одно из основных требований новых правил оформления дистанционной (удаленной) работы.

В разделе локального нормативного акта о порядке взаимодействия дистанционного работника и работодателя:

• должны быть установлены способы, позволяющие точно определять взаимодействующих лиц;

• по окончании времени дистанционной (удаленной) работы, указанном в локальном нормативном акте, дистанционный работник возвращается к прежней трудовой деятельности;

• при этом никаких изменений в трудовой договор вносить не требуется.

Статья 312.9 «Порядок временного перевода работника на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях» Трудового кодекса РФ

Увольнение дистанционного работника

Помимо общих оснований, установленных Трудовым кодексом, для увольнения дистанционных работников Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ о дистанционной (удаленной) работе предусмотрены дополнительные условия.

Наемный работник, выполняющий дистанционную работу, может быть уволен:

• по инициативе работодателя в случае, если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более 2-х рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя;

• по данному основанию работодатель может уволить дистанционного работника, если трудовым договором с ним не предусмотрен более длительный срок для взаимодействия с работодателем.

Наемный работник, выполняющий дистанционную работу на постоянной основе, может быть уволен:

• в случае изменения дистанционным работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения дистанционным работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.

Статья 312.8 «Дополнительные основания прекращения трудового договора с дистанционным работником» Трудового кодекса РФ

При таком увольнении дистанционного работника работодатель обязан:

• в течение 3-х рабочих дней со дня увольнения дистанционного работника направить ему по почте заказным письмом с уведомлением копию приказа об увольнении на бумажном носителе;

• это правило действует для тех случаев, когда ознакомление дистанционного работника с приказом о прекращении трудового договора осуществляется в форме электронного документооборота.

До введения в действие с 1 января 2021 года Федеральным законом № 407-ФЗ новых положений о дистанционной (удаленной) работе работника можно было уволить по дополнительным основаниям, которые работодатель вправе был установить самостоятельно и прописать в трудовом договоре. Теперь такая возможность из Трудового кодекса удалена.

По-прежнему дистанционного работника работодатель может уволить по общим основаниям, как и любого другого наемного работника в соответствии со статьей 77 «Общие основания прекращения трудового договора» Трудового кодекса РФ.

Если у вас имеются какие-либо вопросы по нарушению Ваших прав, либо вы попали в затруднительную жизненную ситуацию, то дежурный юрист онлайн готов бесплатно проконсультировать вас по данному вопросу.

ПРАВО НА ДИСТАНЦИОННУЮ РАБОТУ