Трудовое законодательство о правилах оформления и внесения записей в трудовую книжку работника

Несмотря на все разговоры об отмене трудовых книжек трудовая книжка до сих пор остается одним из самых важных документов для наших граждан:

• трудовая книжка необходима не только на время трудовой деятельности при устройстве на работу,

• но и после выхода на пенсию, так как назначение пенсии и начисление пенсионных выплат происходит на основании сделанных в трудовой книжке записей.

Поэтому важно знать как могут повлиять неправильно сделанные записи в трудовой книжке на стаж работы для начисления пенсии и на размер пенсии.

Нормативная база по оформлению трудовых книжек

Согласно Статье 16 «Основания возникновения трудовых отношений» Трудового кодекса РФ между исполнителем должностных обязанностей (работником) и работодателем возникают трудовые отношения в момент заключения трудового договора и подписания приказа о зачислении на работу.

В соответствии с нормами действующего трудового законодательства для заключения трудового договора работник должен предъявить следующие документы:

• свой паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

• трудовую книжку (при заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем);

• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);

• документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

• документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (военный билет) и ряд других документов в зависимости от характера работы.

Статья 65 «Документы, предъявляемые при заключении трудового договора» Трудового кодекса РФ (ред. от 19.07.2018)

Организация может также выдвигать собственные требования к пакету документов, необходимому для устройства в нее на работу.

Информация, подлежащая внесению в трудовую книжку

В соответствии со Статьей 66 «Трудовая книжка» Трудового кодекса:

• трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника;

• форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти;

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей")

• работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной;

• в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе;

• сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение;

• по желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Отвечать за ее сохранность и своевременное заполнение трудовой книжки должен сам ее владелец.

По трудовому законодательству работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в двух случаях:

• при первичном поступлении на работу и

• если трудовая книжка была утеряна.

Заполняется трудовая книжка согласно нормам, установленным в статье 66 Трудового кодекса. Не допускается замена трудовой книжки на любые иные виды документов.

Ведение трудовой книжки должно осуществляться по правилам, установленным в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках". Там же определено, что трудовая книжка заполняется на русском языке, за исключением особых случаев, когда допускается двойное заполнение для жителей республик, имеющих свой национальный язык.

Прядок заполнения трудовых книжек

Алгоритм заполнения трудовых книжек указан в специальном Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016) "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Кто отвечает за ведение, учет и хранение трудовых книжек:

• оформлять и заполнять трудовые книжки по правилам действующего трудового законодательства могут только организации и частные предприниматели;

• после поступления на работу трудовая книжка передается в отдел кадров предприятия-нанимателя, и во все время, пока работник трудится на этом предприятии, отвечают за хранение трудовой книжки, ее своевременное заполнение сотрудники отдела кадров;

• при увольнении трудовая книжка выдается на руки работнику, и, тем самым, он отвечает за трудовую книжку до момента, пока не устроится на новое место работы;

• при этом работник при получении трудовой книжки на руки должен расписаться в личной карточке и книге учета предприятия;

• заполнять страницы трудовой книжки самостоятельно он не имеет права;

• в крупной организации учетом трудовых книжек работников занимается отдел кадров, в более мелкой организации такими полномочиями может быть наделен бухгалтер, секретарь или иное должностное лицо, официально уполномоченное на это приказом по организации.

Кто заполняет трудовую книжку, если нет кадровика:

• в случае если в организации нет отдела кадров или специально уполномоченного на совершение подобных действий лица,

• оформление, заполнение и необходимое исправление данных в трудовой книжке осуществляет непосредственно директор организации либо официально уполномоченное им лицо, обладающее необходимой квалификацией.

Когда оформляется трудовая книжка:

• трудовая книжка в обязательном порядке оформляется работнику в момент устройства на первую официальную работу;

• в этом случае на имя работодателя следует написать заявление с просьбой об оформлении трудовой книжки на имя нового работника;

• первое заполнение новой трудовой книжки производится в течение одной недели после подачи работником заявления в произвольной форме;

• осуществляться оформление трудовой книжки должно только в присутствии лица, на которое оформляется трудовая книжка, так как в этот момент вносятся все основные сведения личного порядка, и они должны быть оформлены корректно.

При первом заполнении трудовой книжки на титульный лист обязательно должны быть перенесены следующие данные:

• Ф.И.О работника, так, как они записаны в удостоверении личности (паспорте);

• полная дата рождения;

• данные о полученном образовании;

• если работник имеет диплом специалиста, то, на основании этого документа, вносятся сведения о профессии и специальности.

Трудовая книжка служит наиболее полным и актуальным отражением рабочего пути работника, поэтому все значительные изменения в его трудовой и общественной жизни должны быть зафиксированы на страницах трудовой книжки.

В обязательном порядке в трудовой книжке отражаются следующие моменты:

• факт приема работника в штат с указанием точного названия занимаемой на данный момент должности;

• факт перевода на другую должность, понижения или восстановления в прежней должности;

• перевод на другое предприятие;

• нарушение правил предприятия, установленного режима труда;

• премирование за особые заслуги;

• смена фамилии и имени;

• дополнительно полученное образование, курсы;

• изменения в названии организации работодателя;

• факт увольнения с указанием причины.

Графы трудовой книжки заполняются в строгом порядке:

• каждой графе, за исключением раздела «Сведения о работодателе», присваивается порядковый номер;

• в соответствии с приказом о внесении изменений проставляется дата в формате число/месяц/год;

• вносится непосредственно информация;

• указывается номер и реквизиты, дата выписки приказа о внесении изменений в трудовую книжку работника.

Какой ручкой заполняется трудовая книжка:

• согласно пункту 1.1 указанной выше Инструкции, записи вносятся черными, синими, фиолетовыми чернилами;

• ни в коем случае не допускаются чернила иных цветов;

• при заполнении страниц трудовой книжки допустимо применение шариковой, перьевой, а также гелевой ручки;

• все прочие письменные принадлежности не подходят для оформления трудовой книжки и приведут к ее порче.

Нумерация записей в трудовой книжке:

• нумерация сведений в трудовой книжке, согласно установленным правилам, осуществляется строго в порядке хронологии и никак иначе.

Можно ли вносить записи в трудовую книжку печатными буквами:

• заполнение граф с данными осуществляется прописными буквами. Существует одно исключение, а именно: при проставлении подписи сотрудника на титульном листе, можно указать свою полную фамилию и сделать это печатными буквами, во избежание возможных вопросов и путаницы;

• делать это надо аккуратно, без ошибок и помарок;

• запись делается без сокращений, все слова должны быть указаны четко, разборчиво. Сведения, необходимые для внесения, должны быть указаны в соответствующих графах по правилам заполнения, заверены подписью лица, вносящего изменения и печатью отдела кадров, либо печатью организации.

Документы, которые служат основанием для внесения записей в трудовую книжку:

• личные документы работника (удостоверение личности, свидетельство о заключении/расторжении брака, об образовании);

• внутренние рабочие документы (приказы о приеме на работу, об увольнении, повышении в должности, переводе и т.д).

Заполнение титульного листа трудовой книжки:

• титульный лист трудовой книжки должен быть заполнен с особой тщательностью;

• при наличии любых помарок и исправлений эта страница считается недействительной, трудовая книжка подлежит списанию и замене.

На первой странице трудовой книжки указываются следующие данные:

• Ф.И.О. полностью, как указано в паспорте;

• дата рождения, число и год прописываются арабскими цифрами, месяц – словом;

• на основании документа об оконченном или продолжающемся образовании записывается его уровень;

• вносится точное название профессии и специальности, так же основываясь на информацию из документов об образовании;

• в самом конце листа ставится дата в указанном выше формате и личная подпись владельца трудовой книжки, подтверждающая точность всех указанных данных;

• в обязательном порядке ставится подпись ответственного лица, печать организации или отдела кадров.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу:

• согласно статье 66 Трудового кодекса, работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной;

• при приеме на работу запись в трудовую книжку вносится следующим порядком:

  • в первой графе проставляется порядковый номер текущей записи;

  • во второй проставляется официальная дата, с которой сотрудник считается зачисленным в штат (а не дата подписания приказа);

  • в третьей графе указывается полное и сокращенные наименования организации-нанимателя, а также точное наименование должности, на которую назначается работник, указывается его квалификация;

  • в четвертую графу заносится номер и дата приказа о зачислении нового сотрудника в штат.

Записи в трудовой книжке о трудовой деятельности работника:

• все этапы трудовой деятельности работника в обязательном порядке отражаются на страницах трудовой книжки;

• в неё заносятся сведения о повышении квалификации, изменении статуса работника, поощрениях и наградах;

• студенту, не окончившему образования на момент поступления на работу, дополнительно вносятся сведения о полученной специальности после окончания курса и вручения диплома.

Запись о переводе в трудовой книжке:

• при переходе с одной занимаемой должности на другую, в трудовой книжке делается соответствующая запись;

• при внешнем переводев третьей графе указывается дата и номер приказа об увольнении из одной организации (полное название), дата и номер приказа о зачислении в другую организацию (полное название). Указание должностей в обоих случаях;

• при внутреннем переводетретья графа заполняется так: «переведен на должность» – с указанием должности, названия отдела, если необходимо;

• при работе в двух организациях (совместительство) в трудовой книжке обязательно регистрировать только одну, но допустимо фиксирование всех текущих позиций, занимаемых работником;

• для работника второй вариант наиболее благоприятен, так как позволяет добавить себе трудовой стаж, отражает опыт работы по специальности;

• в некоторых случаях это невозможно – если основной работодатель возражает против дополнительной частичной занятости работника;

• чтобы внести запись в трудовую книжку о дополнительной работе, работник обязан представить по месту основной занятости справку, на основании которой будет сделана соответствующая отметка в трудовой книжке.

Запись в трудовую книжку впервые принятому работнику:

• делается запись на основании приказа о зачислении работника;

• в соответствующих графах указывается дата приема на работу, номер записи, название организации и занимаемая должность работника, номер и дата выписки приказа;

• так же при первом поступлении на работу заполняется титульный лист кадровым работником организации.

Записи в трудовую книжку поощрений, благодарностей и наград:

• в течение своей трудовой деятельности работник может быть премирован и награжден по различным причинам;

• обязательными к записи в трудовую книжку являются следующие события:

  • вручение государственных наград, в том числе присвоение почетного звания;

  • награждение дипломами, грамотами, знаками отличия;

  • ряд трудовых поощрений, прописанных в Трудовом кодексе или предусмотренный внутри самой организации;

• запись делается в графе 3 раздела «Сведения о награждениях». При этом указывается кем и когда, за какие заслуги был награжден работник, записываются реквизиты документа-основания.

Запись в трудовую книжку об увольнении:

• при увольнении работника в графе 3 указывается основание для увольнения, записываются реквизиты приказа, на основании которого увольнение приведено в исполнение;

• записи, сделанные за время работы в организации, обязательно должны быть заверены подписью и печатью руководителя до того, как трудовая книжка будет выдана на руки увольняемому работнику.

Запись в трудовую книжку о сокращении штата:

• при увольнении работника по сокращению штата в трудовой книжке производится запись о сокращении работника на основании приказа с приведением реквизитов данного документа.

Запись в трудовую книжку о восстановлении в должности:

• если работник оспаривает в суде решение о его увольнении то, при вынесении благоприятного вердикта, он должен быть восстановлен в своей последней должности немедленно;

• отказ исполнения решения суда ведет к административной ответственности работодателя;

• в трудовую книжку при этом вносится запись, на основании которой запись об увольнении следует считать недействительной. В качестве документа-основания указываются реквизиты исполнительного листа.

Запись в трудовую книжку о смерти работника:

• в случае смерти работника, руководитель предприятия издает указ о расторжении трудового договора на основании факта смерти работника;

• после этого делается подробная запись в трудовой книге на основании документов:

  • удостоверение личности покойного (паспорт);

  • свидетельство о смерти;

  • уставные документы предприятия;

  • документы, предоставленные отделом кадров и бухгалтерией.

Запись в трудовую книжку о взысканиях и выговорах:

• записи о дисциплинарных взысканиях не могут быть внесены в трудовую книгу законным порядком;

• в трудовую книжку можно внести запись об увольнении с указанием причины, которой может быть дисциплинарное нарушение.

Внесение изменений и исправления в трудовую книжку при смене фамилии и присвоении квалификации:

• если происходит смена фамилии, имении, квалификации работника, то согласно п. 2.3 Инструкции изменения вносятся следующим образом:

  • существующая запись перечеркивается одной чертой,

  • поверх нее вписывается новая информация;

  • ее достоверность подтверждается названием и номером документа, на основании которого было произведено изменение (например, свидетельство о заключении брака);

  • корректива заверяется подписью работника и печатью организации.

Внесение изменений и исправления в трудовую книжку при переименовании организации:

• хотя изменения названия организации работодателя никаким образом не влияет на изменение условий труда работника, согласно пункту 2.2 Инструкции эта информация должна быть внесена в трудовую книжку;

• делается это следующим образом:

  • первая и вторая графы записи остаются незаполненными;

  • в третью графу заносится информация об изменении названия организации, где указывается прежнее и настоящее название в полном и сокращенном виде;

  • в четвертой графе проставляется дата и реквизиты документа, на основании которого она делается.

Внесение изменений и исправления в трудовую книжку, если запись недействительна:

• если требуется исправить запись, сделанную в разделе «сведения о работе», следует помнить, что вычеркивать ее НЕЛЬЗЯ;

• после записи, содержащей ошибку, делается следующая по нумерации запись, проставляется дата внесения, а в графе 3 пишется: «запись №… считать недействительной», после чего следует исправленная, верная запись;

• графа 4 заполняется двумя вариантами:

  • повторно дается сноска на номер и дату приказа, ставшего основанием для недействительной записи;

  • указывают номер и дату приказа, выданного с целью внесения изменений.

Как в трудовой книжке сделать пропущенную запись:

• если в трудовой книжке по каким-либо причинам не была своевременно произведена запись об осуществленных изменениях, работник может обратиться с заявлением к работодателю, представив официальный документ, подтверждающий произошедшее событие, которое необходимо зафиксировать;

• при внесении данной записи указывается фактическая дата события. В остальном трудовая книжка заполняется по стандартному образцу;

• в случае, если работодатель отказывается вносить изменения задним числом, следует обратиться с жалобой в трудовую инспекцию;

• устные заявления не могут быть основанием для внесения записи задним числом.

Чем грозит внесение записей в трудовую книжку задним числом:

• для работника это может иметь негативные последствия, так как отражается на его стаже и, соответственно, начисление пенсии впоследствии может быть не в его пользу;

• таких ситуаций по возможности стоит избегать.

Порядок заполнения вкладыша в трудовую книжку:

• при заполнении всех чистых страниц в трудовой книжке последующие данные вносятся на бланке вкладыша, который дополнительно оплачивается работником:

  • вкладыш заполняется работодателем;

  • проставляется дата на титульном листе;

  • добавляются актуальные сведения, касающиеся работника;

  • запись заверяется личной подписью заполнившего ее лица и печатью.

• трудовое законодательство не устанавливает предельно допустимое количество вкладышей для одной трудовой книжки. Обычно бланк вкладыша вшивается под обложку в конце заполненной трудовой книжки.

При этом:

• недопустимо повреждение самой обложки;

• недопустимо исправление ошибок, все записи должны оформляться по правилам ведения трудовой книжки;

• без самой трудовой книжки вкладыш не имеет никакой юридической силы;

• при внесении изменений в трудовую книжку, они заносятся на все страницы, включая вкладыш.

Оформление дубликата трудовой книжки

При утере трудовой книжки, ее порче, когда прочесть записи на страницах становится невозможно, необходимо оформить дубликат трудовой книжки.

Если утеря или порча произошла в момент, когда трудовая книжка находилась на руках у работника:

• то для ее восстановления следует обратиться к последнему работодателю;

• для этого подается заявление по установленной форме, которое рассматривается в течение 15 рабочих дней;

• дополнительно может потребоваться представить все имеющиеся сведения о предыдущих местах работы:

  • справки о зачислении,
  • увольнении,
  • карьерных передвижениях,
  • приказах.

В новой трудовой книжке на титульном листе вверху проставляется слово «Дубликат», далее титульный лист заполняется по стандартному образцу. На первом развороте проставляется общий трудовой стаж, далее специфицированные сведения о местах работы на основании представленных справок.

В случае если порча или утрата трудовой книжки произошла по вине нынешнего работодателя:

• на него ложится ответственность по сбору сведений и восстановлении информации, касающейся трудовой истории работника. 

Если у вас имеются какие-либо вопросы по нарушению Ваших прав, либо вы попали в затруднительную жизненную ситуацию, то дежурный юрист онлайн готов бесплатно проконсультировать вас по данному вопросу.

ПРИЕМ НА РАБОТУ. ТРУДОВОЙ ДОГОВОР