Законодательство о переходе с бумажных трудовых книжек на новый вид трудовой книжки - электронные трудовые книжки

С 1 января 2020 года в РФ взамен традиционной трудовой книжки на бумажном носителе (бумажной трудовой книжки) была введена новая форма учета сведений о трудовой деятельности наемных работников, зарегистрированных в системе обязательного пенсионного страхования, - электронная трудовая книжка.

Переход на новый вид трудовых книжек - электронные трудовые книжки взамен бумажных трудовых книжек регламентируется следующими нормативными правовыми актами:

• Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»:

  • которым внесены изменения в Трудовой кодекс РФ, в частности добавлена статья 66.1 «Сведения о трудовой деятельности», и

  • установлена возможность учета сведений о трудовой деятельности наемных работников в электронном виде;

• Федеральным законом от 16 декабря 2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»:

  • которым введена обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности наемных работников в электронном виде;

• Федеральным законом от 24 апреля 2020 г. № 136-ФЗ «О внесении изменений в статьи 2 и 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»:

  • которым Правительству РФ дано право устанавливать особый порядок и сроки представления в Пенсионный фонд РФ сведений о трудовой деятельности наемных работников, зарегистрированных в системе обязательного пенсионного страхования;

• Постановлением Правительства РФ от 26 апреля 2020 г. № 590 «Об особенностях порядка и сроках представления страхователями в территориальные органы Пенсионного фонда РФ сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц»:

  • которым установлены новые сроки представления в Пенсионный фонд РФ сведений о трудовой деятельности наемных работников, зарегистрированных в системе обязательного пенсионного страхования.

Переход с бумажных трудовых книжек на электронные трудовые книжки призван:

• обеспечить постоянный и удобный доступ наемных работников к учитываемым Пенсионным фондом РФ сведениям об их трудовой деятельности,

• а работодателям открывает новые возможности кадрового учета в электронном формате.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка – это новый вид хорошо знакомой всем наемным работникам трудовой книжки на бумажном носителе, в которой хранятся все сведения о трудовой деятельности наемного работника.

Под трудовой деятельностью в трудовом законодательстве понимаются:

• периоды работы по трудовому договору,

• периоды замещения государственных и муниципальных должностей,

• должностей государственной гражданской и муниципальной службы,

• а в отношении отдельных категорий, зарегистрированных в системе обязательного пенсионного страхования лиц, - иные периоды их профессиональной служебной деятельности.

Электронная трудовая книжка (сведения о трудовой деятельности) — это новый вид трудовой книжки, которая не предполагает физического носителя и реализуется только в электронном формате. Все сведения о трудовой деятельности наемных работников теперь предоставляются работодателями в Пенсионный фонд РФ в цифровом виде.

С 2020 года все сведения о том, что наемного работника приняли на работу по трудовому договору, повысили или уволили с работы, стали передаваться работодателем в Пенсионный фонд РФ.

Новый электронный вид трудовой книжки обеспечивает постоянный и удобный доступ наемных работников к сведениям о своей трудовой деятельности, передаваемым работодателем после 2020 года для учета в системе обязательного пенсионного страхования в Пенсионном фонде РФ.

Пока что переход к новому виду трудовой книжки является для наемного работника добровольным, трудовое законодательство позволяет сохранять бумажную трудовую книжку столько, сколько это необходимо работнику. Бумажная трудовая книжка может понадобиться только для того, чтобы подтвердить сведения о работе до 2020 года.

Официального термина «электронная трудовая книжка» трудовое законодательство не содержит:

• теперь Пенсионным фондом РФ формируется база данных, из которой можно сформировать выписку со сведениями о трудовой деятельности на конкретного наемного работника;

• эти сведения о трудовой деятельности и называют электронной трудовой книжкой.

Как уже отмечалось новый порядок действует с января 2020 года. С этого времени каждый наемный работник может отказаться от бумажной трудовой книжки, так как все сведения о его работе хранятся в Пенсионном фонде РФ в электронном виде.

Преимущества электронной трудовой книжки перед бумажной трудовой книжкой для наемного работника

Электронная трудовая книжка обладает целым рядом преимуществ для наемного работника перед бумажной трудовой книжкой:

• высокий уровень безопасности и сохранности сведений о трудовой деятельности наемных работников, необходимых для назначения пенсии;

• электронную трудовую книжку невозможно потерять;

• удобный и быстрый доступ наемных работников к информации о их трудовой деятельности, возможность самостоятельного контроля корректности сведений о трудовой деятельности, переданных работодателем в Пенсионный фонд;

• минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности работника;

• дополнительные возможности для дистанционного трудоустройства, требующего предоставления трудовой книжки;

• снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;

• использование данных электронной трудовой книжки без запроса дополнительных документов для получения различных государственных услуг.

Оформивший электронную трудовую книжку наемный работник всегда может посмотреть свой трудовой стаж, необходимый ему для получения страховой пенсии по старости.  Для этого не нужно обращаться в отдел кадров и запрашивать копию трудовой книжки, также не потребуется представлять трудовую книжку при устройстве на работу.

Кроме того, можно самому контролировать достоверность передаваемых работодателем в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности. Если в электронной трудовой книжке выявится ошибка, ее всегда можно отследить, сообщить об этом работодателю и своевременно исправить.

Также с помощью электронной трудовой книжки страховую пенсию по старости можно оформить дистанционно без подтверждающих документов. Для этого потребуются только данные лицевого счета в Пенсионном фонде.

Кто и какие сведения вносит в электронную трудовую книжку наемного работника

Сведения, которые вносятся в электронную трудовую книжку, в основном повторяют информацию, содержащуюся в бумажной трудовой книжке.

В соответствии со статьей 66.1 «Сведения о трудовой деятельности» Трудового кодекса РФ в сведения о трудовой деятельности наемного работника включается информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнениях работника с указанием оснований и причин прекращения трудового договора, другая предусмотренная Трудовым кодексом, иными федеральными законами информация.

На каждого наемного работника, застрахованного в системе обязательного пенсионного страхования, Пенсионным фондом РФ открывается индивидуальный лицевой счет, имеющий постоянный страховой номер.

В разделе «Сведения о трудовой деятельности» этого индивидуального лицевого счета (электронной трудовой книжке) указываются:

• место работы наемного работника:

  • наименование страхователя, сведения об изменении наименования страхователя, основание изменения его наименования (реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя);

  • регистрационный номер страхователя;

• сведения о выполняемой работе и периодах работы наемного работника:

  • сведения о приеме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения страхователя, в которое принят работник;

  • трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);

  • сведения о переводах на другую постоянную работу;

  • сведения об увольнении, основаниях и о причинах прекращения трудовых отношений;

  • реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;

• информация о подаче зарегистрированным лицом (наемным работником) заявления:

  • о продолжении ведения страхователем (работодателем) бумажной трудовой книжки в соответствии со статьей 66 «Трудовая книжка» Трудового кодекса РФ

  • либо о предоставлении страхователем (работодателем) ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 «Сведения о трудовой деятельности», введенной в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ.

п. 2.1 статьи 6 «Индивидуальный лицевой счет» Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ред. от 20.07.2020) «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений», вступающим в силу 4 февраля 2020 года,

предусмотрено внесение в электронную трудовую книжку (в сведения о трудовой деятельности) сведений о кадровых мероприятиях, в том числе:

• о переводе на другую постоянную работу,

• об установлении второй и последующей профессии или иной квалификации,

• отмене ранее произведенных мероприятий,

• изменении наименования страхователя,

• о лишении права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

Порядок перехода наемного работника с бумажной трудовой книжки на электронную трудовую книжку

В соответствии с п. 2 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ каждый наемный работник по 31 декабря 2020 года включительно должен был подать работодателю письменное заявление:

• о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки в соответствии со статьей 66 «Трудовая книжка» Трудового кодекса РФ или

• о формировании в электронном виде основной информации о его трудовой деятельности и трудовом стаже (оформлении электронной трудовой книжки) в соответствии со статьей 66.1 «Сведения о трудовой деятельности», введенной в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Информация о поданном работником заявлении на переход на электронную трудовую книжку включается в сведения о трудовой деятельности работника, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ. В том случае, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель должен вести его бумажную трудовую книжку в соответствии со статьей 66 «Трудовая книжка» Трудового кодекса РФ.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 «Трудовая книжка» Трудового кодекса РФ, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Для всех наемных работников, как уже отмечалось, переход на новый вид трудовой книжки добровольный и осуществляется только с согласия работника. Единственное исключение – работники, которые впервые устраиваются на работу с 2021 года. У таких работников все сведения о трудовой деятельности изначально будут вестись только в виде электронной трудовой книжки без оформления бумажной трудовой книжки.

Работники, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую книжку на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной трудовой книжкой.

Работники, не имевшие возможность до 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из указанных выше письменных заявлений относительно трудовой книжки, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление.

С 1 января 2021 года новые бумажные трудовые книжки работодатель заводит не будет. При устройстве на работу впервые с 2021 года работодатель сможет оформить только электронную трудовую книжку.

Как и где наемному работнику получить сведения о своей трудовой деятельности из электронной трудовой книжки

В соответствии со статьей 66.1 «Сведения о трудовой деятельности», введенной в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ,

работники, имеющее трудовой стаж по трудовому договору, могут получать сведения о своей трудовой деятельности:

• у работодателя по последнему месту работы за период работы у данного работодателя:

  • на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или

  • в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);

• в многофункциональном центре (МФЦ) предоставления Госуслуг «Мои документы» на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;

• в территориальном отделении Пенсионного фонда РФ на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;

• с использованием единого портала Госуслуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Работодатель обязан предоставить своему наемному работнику сведения о его трудовой деятельности, за исключением случаев, когда в соответствии со статьей 66 «Трудовая книжка» Трудового кодекса РФ на работника ведется трудовая книжка, за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника:

• на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или

• в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя),

поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя:

• в период работы не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи этого заявления;

• при увольнении работника в день прекращения трудового договора.

В случае выявления работником неверной или неполной информации в своей электронной трудовой книжке - сведениях о трудовой деятельности, представленных работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ:

• работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о его трудовой деятельности и

• представить их в порядке, установленном законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.

Если у вас имеются какие-либо вопросы по нарушению Ваших прав, либо вы попали в затруднительную жизненную ситуацию, то дежурный юрист онлайн готов бесплатно проконсультировать вас по данному вопросу.

ПРИЕМ НА РАБОТУ. ТРУДОВОЙ ДОГОВОР