Законодательство об учете сведений о трудовой деятельности (электронных трудовых книжках) дистанционных работников

Сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка):

• это новая форма, введенная с 1 января 2020 года, ранее существовавшей трудовой книжки на бумажном носителе (бумажная трудовая книжка),

• которая не предполагает физического носителя и реализовывается только в цифровом формате.

Сведения о трудовой деятельности должны предоставляться работодателями в Пенсионный фонд РФ в соответствии с новым законодательством об учете трудовой деятельности наемных, в том числе и дистанционных, работников:

• Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», которым внесены изменения в Трудовой кодекс РФ и установлена возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде;

• Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым введена обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности;

• Федеральным законом от 24 апреля 2020 г. № 136-ФЗ «О внесении изменений в статьи 2 и 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым Правительству РФ дано право устанавливать особый порядок и сроки представления в Пенсионный фонд РФ сведений о трудовой деятельности;

• Постановлением Правительства РФ от 26 апреля 2020 г. № 590 «Об особенностях порядка и сроках представления страхователями в территориальные органы Пенсионного фонда РФ сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц», которым установлены новые сроки представления в Пенсионный фонд РФ сведений о трудовой деятельности с 26 апреля 2020 года.

Под трудовой деятельностью наемных работников понимаются:

• периоды работы по трудовому договору,

• периоды замещения государственных и муниципальных должностей, должностей государственной гражданской и муниципальной службы,

• а в отношении отдельных категорий, зарегистрированных в системе обязательного пенсионного страхования лиц - иные периоды профессиональной служебной деятельности.

Порядок ведения и учета в электронном виде сведений о трудовой деятельности дистанционных работников (электронных трудовых книжек)

Указанными федеральными законами установлены:

• правила ведения и учета работодателем (страхователем) в электронном виде сведений о трудовой деятельности,

• зарегистрированных в системе обязательного пенсионного страхования наемных работников (застрахованных).

Формы, форматы, а также порядок заполнения сведений о трудовой деятельности наемных работников (электронных трудовых книжек):

• утверждены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п "Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений".

В связи с введением с 1 января 2020 года электронных трудовых книжек работодатели должны направлять в информационную систему Пенсионного фонда РФ сведения о трудовой деятельности застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования наемных работников.

Форма сведений о трудовой деятельности наемных работников (дистанционных работников), зарегистрированных в системе обязательного пенсионного страхования

Форма сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД) должна составляться:

• на основании документов кадрового учета работодателя (страхователя) и

• подаваться начиная с 1 января 2020 года не позднее 15 числа месяца, следующего за тем, в котором проведены кадровые мероприятия или подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Форма сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД) заполняется:

• на основании приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений между работодателем (страхователем) и наемным работником, зарегистрированным в системе обязательного пенсионного страхования, и

• содержит сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица, его приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении.

Форма сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица СЗВ-ТД заполняется и представляется работодателями (страхователями) в территориальный орган Пенсионного фонда РФ:

• на всех наемных работников, зарегистрированных в системе обязательного пенсионного страхования,

• включая работников, выполняющих трудовые обязанности по совместительству (совместители), и дистанционных работников,

• с которыми работодателем заключены или прекращены трудовые отношения в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами,

• в отношении которых произведены другие кадровые изменения, в том числе перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и другие,

• а также в случае подачи наемным работником заявления о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 «Трудовая книжка» Трудового кодекса,

• либо о представлении ему страхователем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 «Сведения о трудовой деятельности» Трудового кодекса.

Способы получения дистанционным (наемным) работником сведений о трудовой деятельности

Сведения о трудовой деятельности дистанционный (наемный) работник может получить:

• у своего работодателя (страхователя) по последнему месту дистанционной работы (за период дистанционной работы у данного работодателя):

  • на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или

  • в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);

• в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ Мои документы) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;

• в Пенсионном фонде РФ:

  • на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или

  • в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;

• с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг (МФЦ Мои документы) в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Статья 66.1 «Сведения о трудовой деятельности» Трудового кодекса РФ

Способы предоставления дистанционным (наемным) работникам сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Сведения о трудовой деятельности должны предоставляться работодателем дистанционным (наемным) работникам по тем же каналам, что и

• формы обязательной ежемесячной персонифицированной отчетности в Пенсионный фонд РФ (СЗВ-М) и

• формы сведений о страховом стаже (СЗВ-СТАЖ),

через удостоверяющие центры и уполномоченных представителей.

Кроме того, на сайте Пенсионного фонда РФ через личный кабинет страхователя можно сформировать и передать отчетность, заверив ее усиленной квалифицированной электронной подписью.

Сроки предоставления работодателями сведений о трудовой деятельности дистанционных работников

Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ред. от 20.07.2020) «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» установлен порядок и сроки, в которые работодатель (страхователь) должен передавать в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности своих дистанционных работников.

Сведения о трудовой деятельности должны предоставляться работодателями дистанционным (наемным) работникам не позднее 15-го числа месяца следующего за месяцем, в котором имелись случаи:

• перевода дистанционного работника на другую постоянную работу,

• подачи дистанционным работником, зарегистрированным в системе обязательного пенсионного страхования, заявления на получение этих сведений.

В случаях приема наемного работника, зарегистрированного в системе обязательного пенсионного страхования, на дистанционного работу и его увольнения:

• не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление с работником трудовых отношений.

Достоинства новой формы учета сведений о трудовой деятельности (электронных трудовых книжек) дистанционных работников

Электронные трудовые книжки обладает рядом преимуществ для дистанционных работников перед бумажными трудовыми книжками:

• высокий уровень безопасности и сохранности сведений о трудовой деятельности - электронную трудовую книжку невозможно потерять;

• удобный и быстрый доступ дистанционных работников к информации о своей трудовой деятельности, возможность самостоятельного контроля корректности сведений о трудовой деятельности, внесенных работодателем в систему учета;

• минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности дистанционного работника;

• дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;

• снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;

• использование данных электронной трудовой книжки без запроса дополнительных документов для получения государственных услуг.

В сведения о трудовой деятельности дистанционных работников в электронную трудовую книжку включаются:

• информация о работнике,

• месте его работы, его трудовой функции,

• переводах наемного работника на другую постоянную работу,

• об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора,

• другая предусмотренная Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами информация.

Если у вас имеются какие-либо вопросы по нарушению Ваших прав, либо вы попали в затруднительную жизненную ситуацию, то дежурный юрист онлайн готов бесплатно проконсультировать вас по данному вопросу.

ПРАВО НА ДИСТАНЦИОННУЮ РАБОТУ