Законодательство о применении предпринимателями в форме ИП и юридического лица ККТ (кассовых аппаратов и онлайн касс)
Применение индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники (кассовых аппаратов и онлайн касс) регулируется:
- Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ (ред. от 27.12.2019) "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации".
В соответствии с этим Федеральным законом № 54-ФЗ всеми юридическими лицами и ИП при осуществлении ими расчетов на территории РФ:
-
в обязательном порядке применяется контрольно-кассовая техника,
-
включенная в реестр контрольно-кассовой техники.
Контрольно-кассовая техника (ККТ) - электронные вычислительные машины, иные компьютерные устройства и их комплексы:
-
обеспечивающие запись и хранение фискальных данных в фискальных накопителях,
-
формирующие фискальные документы,
-
обеспечивающие передачу фискальных документов в налоговые органы через оператора фискальных данных и
-
печать фискальных документов на бумажных носителях в соответствии с правилами, установленными законодательством РФ о применении контрольно-кассовой техники.
Фискальные данные:
-
сведения о расчетах, в том числе сведения об организации или индивидуальном предпринимателе, осуществляющих расчеты,
-
сведения о контрольно-кассовой технике, применяемой при осуществлении расчетов, и
-
иные сведения, сформированные контрольно-кассовой техникой или оператором фискальных данных.
Фискальный документ:
-
фискальные данные, представленные по установленным форматам в виде кассового чека, бланка строгой отчетности и/или иного документа, предусмотренного законодательством РФ о применении контрольно-кассовой техники,
-
на бумажном носителе и/или в электронной форме, в том числе защищенные фискальным признаком.
Фискальный накопитель:
-
программно-аппаратное шифровальное (криптографическое) средство защиты фискальных данных в опломбированном корпусе,
-
содержащее ключи фискального признака, обеспечивающее:
-
возможность формирования фискальных признаков,
-
запись фискальных данных в некорректируемом виде (с фискальными признаками),
-
их энергонезависимое долговременное хранение,
-
проверку фискальных признаков,
-
расшифровывание и аутентификацию фискальных документов, подтверждающих факт получения оператором фискальных данных фискальных документов, переданных контрольно-кассовой техникой, направляемых в контрольно-кассовую технику оператором фискальных данных (подтверждение оператора),
-
а также обеспечивающее возможность шифрования фискальных документов в целях обеспечения конфиденциальности информации, передаваемой оператору фискальных данных, и
-
выполнение иных функций, предусмотренных законодательством РФ о применении контрольно-кассовой техники.
-
Фискальный признак:
-
достоверная информация, сформированная с использованием фискального накопителя и ключа фискального признака или
-
с использованием средств формирования фискального признака и мастер-ключа в результате криптографического преобразования фискальных данных,
-
наличие которой дает возможность выявления корректировки или фальсификации этих фискальных данных при их проверке с использованием фискального накопителя и/или средства проверки фискального признака.
Статья 1.1 «Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе» Федерального закона № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации"
Особенности применения контрольно-кассовой техники (ККТ)
Применение контрольно-кассовой техники обеспечивает:
-
передачу информации о расчетах в электронном виде в адрес налоговых органов через оператора фискальных данных;
-
электронную регистрацию ККТ без посещения налогового органа и без физического предоставления ККТ;
-
построение системы гарантированного выявления нарушений на основе автоматизированного анализа информации о расчетах, выявления зон риска совершения правонарушений и проведения точечных результативных проверок;
-
вовлечение покупателей в гражданский контроль.
Современная технология расчетов с применением контрольно-кассовой техники позволяет добросовестному владельцу ККТ:
-
снизить ежегодные расходы на ККТ;
-
получить инструмент, с помощью которого он сможет в режиме реального времени следить за своими оборотами, показателями, и лучше контролировать свой бизнес;
-
иметь возможность через сайт ФНС России зарегистрировать ККТ без ее физического предоставления в налоговый орган;
-
применять в составе ККТ современные электронные устройства онлайн касс – мобильные телефоны и планшеты;
-
избавиться от проверок, так как оперативное получение информации о расчетах обеспечивает соответствующую среду доверия;
-
работать в условиях честной конкурентной бизнес среды за счет пресечения возможности недобросовестных налогоплательщиков незаконно минимизировать свои налоговые обязательства и нечестно получать конкурентное преимущество.
Гражданину такая технология расчетов дает дополнительную защиту своих прав как потребителя за счет возможности:
-
получить электронный чек у оператора фискальных данных и/или в своей электронной почте;
-
самостоятельно быстро и удобно проверить легальность кассового чека через бесплатное мобильное приложение и в случае возникновения вопросов тут же направить жалобу в ФНС России.
Разница между старыми кассовыми аппаратами и онлайн кассами
К 1 июля 2019 года закончилась так называемая кассовая реформа, проводимая в соответствии с Федеральным законом № 54-ФЗ, состоящая в том, чтобы все предприниматели перешли на онлайн-кассы. Меняются не столько кассовые аппараты (их можно будет применять после однократной доработки), а сколько порядок их применения, который технически устарел. Для предпринимателей прежний порядок работы с кассовыми аппаратами несет избыточную административную нагрузку и затраты, неудобен и трудоемок.
Например, ранее предприниматель вынужден был:
-
каждый год менять память кассового аппарата,
-
приносить кассу в налоговый орган для физического осмотра,
-
ждать 5 дней, при этом заполнять всевозможные формуляры.
Теперь предпринимателю достаточно:
-
зарегистрировать онлайн кассу за 10 минут через личный кабинет на сайте ФНС России,
-
а заменить блок памяти можно самостоятельно 1 раз в 3 года и регистрировать эти изменения также через личный кабинет на официальном сайте ФНС России.
Отличия новой онлайн кассы:
-
новые онлайн кассы визуально ничем не отличаются от старых кассовых аппаратов,
-
но алгоритм их работы изменился полностью,
-
теперь онлайн-касса должна иметь возможность отправлять данные в интернет и передавать нужную информацию в фискальный накопитель;
-
если в магазине раньше использовались контрольно-кассовые машины (кассовые аппараты), то их можно обновить, заменив плату и программное обеспечение (прошивку).
Плюсы и минусы онлайн кассы для предпринимателей и покупателей
Онлайн кассы для предпринимателей:
-
плюсы онлайн кассы для предпринимателей:
-
возможность принятия платежей как за наличный, так и за безналичный расчет (при подключении эквайринга);
-
техническое обслуживание онлайн касс осуществляется только их производителем;
-
регистрация, перерегистрация и снятие с учета онлайн касс производится в налоговой инспекции в том числе и онлайн;
-
при помощи личного кабинета можно анализировать покупки, строить аналитику, прогнозы, стратегию обращения к клиентам;
-
отпадает необходимость в ежегодной обязательной поверке онлайн кассы в налоговой инспекции;
-
-
минусы онлайн кассы для предпринимателей:
-
внеплановые расходы на оборудование одного рабочего места кассира онлайн кассой плюс расходы на ежегодное ее обслуживание;
-
временные затраты на приобретение и установку онлайн кассы;
-
необходимость обучения кассиров.
-
Эквайринг — оплата товаров и услуг при помощи банковской платежной карты.
Онлайн кассы для покупателей:
-
плюсы онлайн кассы для покупателей:
-
снижение риска приобретения контрафактной продукции;
-
возможность получения по запросу покупателя информации о покупке в виде СМС или email сообщения;
-
отпадает необходимость в хранении бумажных экземпляров чеков, так как все сведения о платежах сохраняются онлайн кассой в электронном виде;
-
возможность оплатить покупку по безналичному расчету.
-
-
минусы онлайн кассы для покупателей:
- очевидные минусы отсутствуют.
Кому и для каких целей нужны онлайн кассы
Государство с помощью онлайн касс:
-
устанавливает контроль за деятельностью предпринимателей и пытается вывести предпринимателей из тени;
-
облегчает работу ФНС России уменьшая число налоговых проверок;
-
создаёт систему контроля со стороны покупателей - покупатель по чеку может отследить, отчитался ли предприниматель в ФНС и законна ли его деятельность.
Бизнес, переходя на онлайн кассы, имеет возможность:
-
контролировать свою деятельность в режиме онлайн;
-
упростить процедуру регистрации онлайн кассы через интернет;
-
быстрее и дешевле обслуживать ККТ.
Онлайн кассы для маркировки ЧЕСТНЫЙ ЗНАК
Введение обязательной маркировки определенных категорий товаров потребовало от всех предпринимателей, которые попадают под действие этого правила:
-
обновить прошивку онлайн касс и
-
заключить дополнительное соглашение с оператором фискальных данных.
Если онлайн касса не поддерживает обновление под маркировку нужной категории товара, остается только заменить ККТ на онлайн кассу для маркировки ЧЕСТНЫЙ ЗНАК.
Особенности онлайн кассы для маркировки товаров ЧЕСТНЫЙ ЗНАК:
-
на товар наносится метка, которую кассир сканирует 2D сканером штрих-кода на онлайн кассе;
-
после продажи товара электронный фискальный документ с кодом маркировки товара передается онлайн кассой оператору фискальных данных (ОФД);
-
который в свою очередь передает сведения в систему маркировки ЧЕСТНЫЙ ЗНАК, где происходит выбытие товара и его кода из оборота.
Такой принцип работы затрагивает программное обеспечение онлайн кассы, усложняя его. Большинство производителей уже подготовили обновления для своей контрольно-кассовой техники (ККТ). Для обновления нужно обратиться в соответствующий сервисный центр онлайн кассы.
Помимо онлайн кассы для маркировки товаров также потребуется:
- электронная подпись для регистрации в системе,
- сканер штрих-кодов 2D,
- принтер этикеток.
Как работают онлайн кассы
Онлайн кассы - это терминал, в котором на смену электронной контрольной ленты защищённой (ЭКЛЗ) пришел фискальный накопитель (ФН) — устройство для фиксации и последующей отправки данных в ФНС через операторов фискальных данных (ОФД).
Алгоритм работы онлайн кассы выглядит следующим образом:
-
первое - после получения денежных средств от покупателя (по наличному или безналичному расчету) кассир вводит сведения о продаже в онлайн кассу и печатает бумажный экземпляр чека;
-
второе - информация фиксируется фискальным накопителем (ФН), который подписывает чек фискальным признаком и передает оператору фискальных данных (ОФД);
-
третье - оператор фискальных данных (ОФД) подтверждает получение и проверку чека, затем сохраняет информацию и передает один раз в сутки в ФНС;
-
четвертое - по желанию покупателя ему пересылается электронный экземпляр чека в виде СМС или email сообщения.
Назначение фискального накопителя (ФН) в онлайн кассах
Основное назначение фискального накопителя (ФН) в онлайн кассах состоит:
-
в подписании сформированного чека фискальным признаком и
-
в последующем контролировании процедуры отправки чека оператору фискальных данных (ОФД),
-
который впоследствии отправляет эти сведения в ФНС.
При проблемах с подключением к интернету (отсутствии стабильного канала передачи данных) фискальный накопитель (ФН) сохраняет все кассовые чеки в течение 30 дней. Кроме того, фискальный накопитель шифрует данные и формирует специальный код для их проверки.
Срок действия фискального накопителя (ФН) в онлайн кассах:
-
составляет 13 или 36 месяцев в зависимости от конкретной модели фискального накопителя;
-
по истечении 13 (или 36) месяцев проводится замена фискального накопителя и перерегистрация онлайн-кассы.
Что должно быть отражено в кассовом чеке онлайн кассы
Как видно из приведенного рисунка, принципиального отличия кассового чека онлайн кассы от кассовых чеков старого образца нет за исключением того, что:
-
в кассовом чеке онлайн кассы обязательно печатается QR-код,
-
в котором зашифрованы сведения и произведенной покупке (номер, вид и признак фискального документа, сведения о смене, вид налогообложения компании и пр.).
Если сканировать на кассовом чеке онлайн кассы код специальной программой на смартфоне, он отобразит кассовый чек в электронном виде. Кассовый чек онлайн кассы и бланки строгой отчетности (БСО) теперь равны.
В кассовом чеке онлайн кассы:
-
обязательно должна присутствовать номенклатура товара (услуги);
-
в нём указываются наименование товара, сайт налоговой инспекции и др.
Для индивидуальных предпринимателей на ПСН, УСН, ЕСН и ЕНВД до 1 февраля 2021 года можно не предоставлять в чеке онлайн-кассы или БСО такие сведения. Однако, те, кто занимается продажей алкоголя и других подакцизных товаров, обязаны предоставлять эти данные. По требованию покупателя продавец обязан отправить ему электронный чек в виде SMS или email сообщения.
Как предпринимателю выбрать для своего бизнеса подходящую онлайн кассу
Разновидности онлайн касс:
-
автономные онлайн кассы и смарт терминалы;
-
фискальные регистраторы;
-
POS системы;
-
онлайн кассы для интернет-магазинов.
Автономные онлайн кассы и смарт терминалы:
-
это полностью готовая к работе ККТ с уже установленной кассовой программой,
-
работающая без подключения к компьютеру или POS-терминалу;
-
она также может быть мобильным устройством и иметь встроенный аккумулятор;
-
некоторые модели таких онлайн касс поддерживают работу с ЕГАИС.
ЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система) — автоматизированная система, предназначенная для государственного контроля над объёмом производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции.
Фискальные регистраторы:
-
это онлайн кассы, требующие подключения к устройству, на котором установлена кассовая программа;
-
могут быть подключены к компьютеру или мобильному устройству;
-
фискализируют и распечатывают чеки, подключаются к оператору фискальных данных (ОФД) для передачи документов в налоговую инспекцию.
POS системы – это комплексные наборы техники, которые обычно состоят из:
- POS-компьютера,
- фискального регистратора,
- клавиатуры,
- сканера и др.
В основном POS системы используются в крупном ритейле (от английского retail -розничная торговля). Онлайн кассы для ЕГАИС чаще всего относят к этому виду предпринимательства.
Чтобы предпринимателю найти подходящую онлайн кассу для своего бизнеса, нужно для начала разобраться среди наиболее востребованных моделей для розничной торговли.
При выборе онлайн кассы предпринимателю необходимо опираться в первую очередь на специфику своего бизнеса:
- торговля это или услуги,
- если торговля, то чем именно,
- есть ли подакцизные товары,
- форма налогообложения и наличие работников.
Для торговли алкоголем необходима онлайн касса с ЕГАИС:
- не все онлайн кассы работают с ЕГАИС,
- поэтому на этот пункт стоит обратить особое внимание при выборе онлайн кассы.
Также при выборе онлайн кассы важен:
- объем клиентов или чеков,
- от пропускной способности зависит какую онлайн кассу брать;
- есть онлайн кассы с большой и малой производительностью - чем дешевле онлайн касса, тем меньше чеков в день она способна напечатать.
Стоит обратить также внимание на соответствие онлайн кассы требованиям Федерального закона № 54-ФЗ:
- этот закон регулирует расчетно-кассовые операции по ККТ;
- онлайн касса должна соответствовать последним требованиям законодательства, поэтому нет смысла покупать дешевую устаревшую модель онлайн кассы.
Контрольно-кассовая техника (ККТ) должна приобретаться:
- вместе с фискальным накопителем на 13 или 36 месяцев;
- без этого онлайн касса не будет работать и отправлять данные оператору фискальных данных (ОФД);
- при покупке онлайн кассы необходимо заключить договор с ОФД.
Предприниматель имеет право выбрать ОФД:
- без ОФД онлайн касса работать не будет;
- суть онлайн касс в том, что они отправляют все данные оператору фискальных данных (ОФД), который затем передает их в налоговую инспекцию.
При покупке онлайн кассы необходимо также обратить внимание взимается ли дополнительная ежемесячная плата за программное обеспечение онлайн кассы.
Еще один немаловажный пункт при выборе онлайн кассы:
- это возможность подключения дополнительных устройств и
- интеграция с программами для товароучета.
Порядок регистрации онлайн кассы в налоговой инспекции
Новую онлайн кассу предприниматель должен зарегистрировать в ФНС, для этого необходимо:
-
купить новую онлайн кассу;
-
заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД);
-
оформить электронную подпись;
-
зарегистрировать онлайн кассу (ККТ) в ФНС;
-
подключить онлайн кассу (ККТ) к интернету;
-
подключить и настроить связь с ОФД.
Приобретение онлайн кассы в аренду
В настоящее время предприниматель может воспользоваться не только вариантом единовременной покупки онлайн кассы, но и приобретением ее в аренду. Можно также брать онлайн кассу в аренду помесячно.
У аренды онлайн кассы есть как свои положительные стороны, так и отрицательные:
-
зачастую аренда онлайн кассы оказывается даже более выгодной;
-
помимо ККТ при покупке онлайн кассы предпринимателю придется потратиться на регистрацию, ОФД, программное обеспечение, также каждый год или три менять фискальный накопитель (ФН);
-
контрольно-кассовая техника может сломаться или выйти из строя и тогда придется покупать ее снова;
-
аренда же не предполагает подобные затраты;
-
как правило все тарифы аренды онлайн кассы содержат замену при поломке, регистрацию и перерегистрацию;
-
при аренде онлайн кассы предприниматель получает множество гарантий и возможность расторгнуть договор аренды в любой момент.
Штраф за неиспользование предпринимателем в своем бизнесе онлайн кассы
Штрафы за неиспользование предпринимателем онлайн кассы установлены:
- статьей 14.5 «Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг при отсутствии установленной информации, либо неприменение в установленных федеральными законами случаях контрольно-кассовой техники» КоАП РФ.
Штрафы для предпринимателей в форме ИП:
-
работа без онлайн-кассы - от 25% до 50% от прибыли, но не менее 10 000 руб.;
-
использование старой ККТ – 3 000 руб.;
-
не был передан электронный чек по просьбе покупателя – 10 000 руб.
Штрафы для предпринимателей в форме ООО:
-
отсутствие онлайн-кассы - от 75% до 100% от прибыли, но не менее 30 000 руб.;
-
использование старой ККТ – 10 000 руб.;
-
не был передан электронный чек по просьбе покупателя – 10 000 руб.
Как следует из приведенного материала подобрать предпринимателям контрольно-кассовую технику (ККТ) с учетом специфики своего бизнеса, не просто. Можно самим попытаться подобрать ККТ, а можно обратиться к специалистам, которые грамотно подберут онлайн-кассу под потребности предпринимателя.